Quels outils logiciels utiliser pour gérer mon entreprise ?

1. Comptabilité et facturation
Ces logiciels simplifient votre processus de comptabilité et vous aident à surveiller vos flux d’argent et réduire les erreurs humaines. Pour les petites entreprises, les logiciels populaires sont notamment QuickBooks, FreshBooks et Sage. Les bons outils de comptabilité incluent d’office des fonctions sophistiquées de facturation qui peuvent créer, envoyer et suivre des factures et gérer les comptes débiteurs. Due, Zoho, Invoicera et Harvest sont d’autres outils de génération de factures.

2. Gestion de projet
Quelle que soit la taille ou le type de votre entreprise, votre responsabilité à un moment ou à un autre est de gérer un projet. Gérer un projet efficacement, c’est honorer les deadlines et ne pas dépasser le budget imparti. Les meilleurs logiciels sont ceux qui incluent un système d’assignement des tâches, des fonctions de collaboration et une gestion du calendrier. Les plateformes de gestion de projet utilisent souvent des technologies cloud: Basecamp, Asana, Trello, Insightly et Azendoo.

3. Gestion de relations clients (en anglais customer relationship management ou CRM)
Les outils CRM gardent trace et répertorient l’information liée aux ventes et aux clients, y compris les contrats, les anciennes interactions du service client et l’historique d’achats. Disposer de données centralisées offre la possibilité de générer des analyses poussées de la clientèle et des perspectives de ventes. Les plateformes populaires incluent Salesforce, Insightly et Zoho CRM (gratuit). Quand vous choisissez un CRM, cherchez-en un de facilement personnalisable mais avec le potentiel de rester pertinent quand votre société grandit.

4. Ressources humaines
Gérer les informations liées aux employés d’une entreprise même petite peut s’avérer trop complexe via des tableaux Excel. Un système plus simple devient nécessaire à un moment donné pour gérer la paie, les congés, la performance et les autres données des employés. Les solutions les moins chères pour les PME utilisent le cloud, ce qui vous évite une dépense informatique séparée. Sage One Payroll et Cezanne comptent parmi les plus populaires.

5. Point de vente (en anglais point of sale ou POS)
Cet outil gère les ventes et met à jour votre inventaire ; il calcule la somme des achats, la TVA et la monnaie à rendre aux clients, et imprime les reçus. Ne compliquez pas les choses, choisissez une solution qui puisse tourner sur une simple tablette. Parmi les plateformes POS, les plus populaires sont Shopify POS (utilisable en ligne et déconnecté), Vend (adapté à tous volumes de ventes) and TabletPOS (sur les ordinateurs Apple). Envisagez aussi d’utiliser des solutions de paiement mobile comme Orange Money (dans plusieurs pays d’Afrique), SnapScan (Afrique du Sud) et Paga (Nigeria).

6. Suivi du calendrier et des frais
Les outils qui gèrent le calendrier et les frais sont utiles si vous faites des voyages d’affaires ou que vous employez des équipes ou des indépendants hors de vos bureaux. Certains logiciels professionnels incluent ces fonctions, évitez les achats superflus. TripLog, Timesheet, Toggl et Xpenditure sont des exemples d’outils de suivi du calendrier et des frais.

7. Outils d’organisation
Pour s’organiser en toutes circonstances, Evernote, une application gratuite disponible sur la plupart des systèmes d’exploitation, conserve en un seul endroit des to-do-lists, des notes, des pages web entières, des photos, des mémos vocaux et des notes manuscrites. Autres exemples populaires : Microsoft OneNote, Wunderlist et Google Calendar.