Comment structurer et gérer mon projet avec efficacité ?

« Certaines personnes présentent la gestion de projet comme si c’était de la physique nucléaire. Pour moi, c’est juste un ensemble d’outils qui permettent aux responsables d’un projet de le gérer avec efficacité et au meilleur coût d’un point A à un point B », déclare Moses Kiliswa, cofondateur de la firme de services d’ingénierie Geo Con Ltd.

Selon Kiliswa, vous devez réfléchir et planifier avant d’entamer votre projet. L’objectif est de répondre clairement à ces questions sur les choses à faire: Pourquoi, Quoi, Comment, Qui et Quand ?

Voici quelques conseils et liens utiles pour approfondir le sujet.

Six étapes pour structurer et gérer un projet
Eleanor Mayrhofer, propriétaire d’une petite entreprise, a développé une méthodologie de gestion de projet devenue populaire, intitulée Steal This Process.

Sa méthode, qui vise à aider les propriétaires de PME à appliquer à leurs tâches une approche de gestion de projet, décrit six étapes clés pour des projets réussis.

  • Fixez des objectifs – Définissez clairement ce que vous voulez accomplir à la fin du projet. Impliquez les parties prenantes, le cas échéant, dans le processus. Utilisez les critères SMART pour fixer des objectifs.
  • Définir le périmètre – La prochaine étape consiste à définir les activités que vous devez mener pour atteindre les objectifs fixés. Par exemple, votre but est d’augmenter les ventes en ligne de robes en Wax de 40% en neuf mois. Le périmètre pourrait inclure: A) Améliorer votre positionnement sur les moteurs de recherche pour votre boutique en ligne; B) Écrire trois articles de blog par mois sur les conseils pour le port du Wax ou sur les tendances de conception; C) Ouvrir un magasin sur Jumia.
  • Estimation – Combien de temps peuvent prendre les tâches définies?
  • Planification – Concevez un plan de gestion de projet (PGP) en détaillant le projet en termes d’objectifs, de périmètre, de ressources humaines et de coûts. Le PGP doit décrire comment votre projet sera exécuté, surveillé, gardé sous contrôle et achevé.
  • Exécution – Appliquez le PGP en exécutant le travail pour produire les livrables détaillés. Incorporez les modifications et corrections approuvées. Ne vous éloignez pas du PGP.
  • Analyse – Analysez le projet périodiquement pour vous assurer que vous êtes sur la bonne voie, et aussi à la fin du projet (« post-mortem« )pour établir ce qui a fonctionné ou ce qui n’a pas fonctionné.

Méthodologies populaires de gestion de projets
Une méthodologie est un modèle que les chefs de projet utilisent pour la conception, la planification, la mise en œuvre et la réalisation des objectifs de leurs projets. Il existe différentes méthodologies pour différents projets. Utilisez celle qui est la plus appropriée pour les exigences de votre projet.
Certaines méthodes populaires incluent: Agile, Lean, Waterfall, PRINCE2 et Scrum. Dans la méthode Agile, de petites parties du projet final sont créées à chaque cycle et modifiées en permanence sur la base des résultats obtenus, alors que les méthodes traditionnelles telles que Waterfall suivent des exigences détaillées pour le produit final tel que défini au début, par exemple dans un projet de construction.

Outils de gestion de projet
Les outils de gestion de projet aident à réaliser des tâches et exécuter son travail. Ces outils peuvent être des logiciels ou des techniques simples et éprouvées. Certains des outils utilisés par les gestionnaires de projets dans tous les secteurs sont:

  • Plan du projet – Détaille les aspects du projet à exécuter ;
  • Liste des étapes du projet – Un document à mettre à jour dès que possible, qui permet de vérifier que le projet n’est pas en retard ;
  • Diagramme de Gantt – illustre le calendrier du projet et montre les interdépendances de chaque activité (la façon dont telle activité ne peut débuter avant que telle autre ne finisse, etc.) ;
  • Logiciel de gestion de projet – Les logiciels de gestion comme AsanaJIRA et Wrike aident à garder de l’ordre au quotidien.
  • Analyses ou revues de projet – Généralement utilisé par les grandes entreprises, un outil d’analyse de projet est un mécanisme d’analyse complète qui suit principalement les progrès et le respect des normes. Les analyses de projets sont souvent accompagnées d’audits de projets réalisés par une tierce entité (consultants).
  • Analyses de la livraison – S’assure que les livraisons répondent aux exigences et à la qualité spécifiées.
  • Cartes de pointage – Assurent le suivi des performances des membres de l’équipe du projet.

Que faut-il  faire quand les choses vont mal?
« Vous rencontrerez des difficultés à un moment donné et, quand cela se produira, évitez de juste injecter plus de ressources dans le projet parce que ce n’est pas en mettant plus de cuisiniers sur un plat que celui-ci deviendra nécessairement meilleur. Recherchez plutôt du mentorat pour vous-même ou pour les membres de votre équipe », conseille Kiliswa.
Kiliswa suggère d’appliquer les techniques suivantes dans les moments difficiles:

  • Faites preuve de leadership. Tout d’abord, arrêtez de chercher un coupable et assurez-vous qu’une panique ne se produise ou ne se propage pas.
  • Ne minimisez pas les problèmes. Soyez transparent avec votre équipe et vos parties prenantes (stakeholders). Expliquez clairement ce dont vous avez besoin pour faire avancer les choses, que ce soit du temps ou plus de ressources.

Passez en revue les projets à problèmes lorsqu’ils sont finis pour éviter de refaire les mêmes erreurs dans le projet suivant. Utilisez l’analyse de projet pour mettre en œuvre, par exemple, des changements de formation et de méthodes.